Mijn klant betaalt niet. Wat nu?

Verschillende fases in wanbetaling

Het aanmaningstraject doorloopt verschillende fases. Deze gelden in de regel voor de situatie dat u te maken heeft met een particuliere klant die niet betaalt. Heeft u een probleem met een zakelijke klant die niet betaalt? Maak dan gebruik van uw algemene voorwaarden. Heeft u geen regeling over incassokosten in de voorwaarden opgenomen? Dan gelden onderstaande fases.

1. Uw klant is in verzuim

De klant heeft niet direct bij de aankoop betaald. De klant ontvangt dan een factuur waarop staat voor welke datum de betaling gedaan moet zijn. Dit is de betalingstermijn. Als u binnen deze termijn geen betaling ontvangt, is uw klant in verzuim. De klant is ook in verzuim als u hem schriftelijk in gebreke stelt en de klant niet binnen de betalingstermijn betaalt. Veel bedrijven bepalen in hun algemene voorwaarden dat binnen een bepaald aantal dagen betaald moet worden (vaak 14 dagen), waarbij direct verzuim intreedt bij het uitblijven van een tijdige betaling.

2. Uw klant in gebreke stellen

Stuur uw klant een brief waarin u hem in gebreke stelt. U vraagt aan uw klant om alsnog binnen 14 dagen te betalen.

3. Aanmaningsbrief versturen

Betaalt de klant nog steeds niet? Stuur dan een aanmaningsbrief met daarin een waarschuwing over de incassokosten. Dit wordt de ’14-dagen brief’ genoemd. In deze brief laat u weten dat de betaling nog steeds niet is ontvangen en u draagt de klant op om binnen 14 dagen te betalen. In deze 14-dagen brief geeft u ook aan da u incassokosten in rekening brengt als hij nu niet betaalt. U moet ook het bedrag van de incassokosten in de brief zetten. De termijn van 14 dagen begint op de dag na het verzenden van de 14-dagen brief.

4. Laatste aanmaning en incassokosten

Geef uw klant schriftelijk een laatste mogelijkheid om te betalen. Bij deze stap mag u incassokosten in rekening brengen. U kunt hiervoor de voorbeeldbrief ‘laatste aanmaning’ gebruiken. Als u de incassokosten en rente in rekening wilt brengen, moet u melden dat u die ook vordert. Daarnaast moet u ook het bedrag van de incassokosten vermelden.

Hoe zit het eigenlijk met incassokosten?

Het kan zijn dat u kosten maakt om te zorgen dat uw klant alsnog betaalt. Kosten die u maakt om buiten de rechter om betaald te krijgen, noemen we buitengerechtelijke incassokosten. Het bedrag van de incassokosten wordt bepaald door een staffel die in de wet is opgenomen. De wet is dwingend voor vorderingen tussen bedrijven en consumenten. Tussen bedrijven onderling mag er afgeweken worden als dit afgesproken is (bijvoorbeeld in de algemene voorwaarden).

Betaalt uw klant niet? Lees deze tips

• Neem in uw algemene voorwaarden het verschil op tussen uw incassokosten voor particulieren en voor bedrijven.

• Het maken van incassokosten is niet redelijk als al vanaf het begin duidelijk is dat uw klant de factuur niet wil betalen, bijvoorbeeld omdat hij het er niet mee eens is. Het sturen van meerdere aanmaningen is in dit geval zinloos. U kunt direct een juridische procedure starten.

• Stuur uw brieven per aangetekende en per gewone post.

• Als uw klant meerdere facturen niet betaalt, mag u incasso kosten rekenen op basis van het totaal openstaande bedrag.