Mijn klant betaalt niet. Wat nu?
Veel ondernemers krijgen er helaas wel eens mee te maken: een klant die niet betaalt. Je leverde een dienst of product, maar de klant betaalt niet. Als schuldeiser moet je dan actie nemen om jouw geld te krijgen. In dit artikel lees je wat je kunt doen als jouw klant niet betaalt en wanneer je extra kosten in rekening mag brengen.
Voorbeeld
Een klant waar je eerder klussen voor hebt gedaan, komt maar niet over de brug met de betaling van de laatste factuur. Je wilt weten hoe je dit oplost en of je extra kosten die je maakt in rekening kunt brengen bij de klant.
Verschillende fases in wanbetaling
Het aanmaningstraject doorloopt verschillende fases. Deze gelden in de regel voor de situatie dat je te maken hebt met een particuliere klant die niet betaalt. Heb je een probleem met een zakelijke klant die niet betaalt? Maak dan gebruik van jouw algemene voorwaarden. Heb je geen regeling over incassokosten in de voorwaarden opgenomen? Dan gelden onderstaande fases.
1. Jouw klant is in verzuim
De klant heeft niet direct bij de aankoop betaald. De klant ontvangt dan een factuur waarop staat voor welke datum de betaling gedaan moet zijn. Dit is de betalingstermijn. Als je binnen deze termijn geen betaling ontvangt, is jouw klant in verzuim. De klant is ook in verzuim als je hem schriftelijk in gebreke stelt en de klant niet binnen de betalingstermijn betaalt. Veel bedrijven bepalen in hun algemene voorwaarden dat binnen een bepaald aantal dagen betaald moet worden (vaak 14 dagen), waarbij direct verzuim intreedt bij het uitblijven van een tijdige betaling.
2. Jouw klant in gebreke stellen
Stuur jouw klant een brief waarin je hem in gebreke stelt. Je vraagt aan jouw klant om alsnog binnen 14 dagen te betalen.
3. Aanmaningsbrief versturen
Betaalt de klant nog steeds niet? Stuur dan een aanmaningsbrief met daarin een waarschuwing over de incassokosten. Dit wordt de ’14-dagen brief’ genoemd. In deze brief laat je weten dat de betaling nog steeds niet is ontvangen en je draagt de klant op om binnen 14 dagen te betalen. In deze 14-dagen brief geef je ook aan dat je incassokosten in rekening brengt als hij nu niet betaalt. Je moet ook het bedrag van de incassokosten in de brief zetten. De termijn van 14 dagen begint op de dag na het verzenden van de 14-dagen brief.
4. Laatste aanmaning en incassokosten
Geef jouw klant schriftelijk een laatste mogelijkheid om te betalen. Bij deze stap mag je incassokosten in rekening brengen. Je kunt hiervoor de voorbeeldbrief ‘laatste aanmaning’ gebruiken. Als je de incassokosten en rente in rekening wilt brengen, moet je melden dat je die ook vordert. Daarnaast moet je ook het bedrag van de incassokosten vermelden.
Hoe zit het eigenlijk met incassokosten?
Het kan zijn dat je kosten maakt om te zorgen dat jouw klant alsnog betaalt. Kosten die je maakt om buiten de rechter om betaald te krijgen, noemen we buitengerechtelijke incassokosten. Het bedrag van de incassokosten wordt bepaald door een staffel die in de wet is opgenomen. De wet is dwingend voor vorderingen tussen bedrijven en consumenten. Tussen bedrijven onderling mag er afgeweken worden als dit afgesproken is (bijvoorbeeld in de algemene voorwaarden).
Betaalt jouw klant niet? Lees deze tips
-
Neem in jouw algemene voorwaarden het verschil op tussen jouw incassokosten voor particulieren en voor bedrijven.
-
Het maken van incassokosten is niet redelijk als al vanaf het begin duidelijk is dat jouw klant de factuur niet wil betalen, bijvoorbeeld omdat hij het er niet mee eens is. Het sturen van meerdere aanmaningen is in dit geval zinloos. Je kunt direct een juridische procedure starten.
-
Stuur jouw brieven per aangetekende en per gewone post.
-
Als jouw klant meerdere facturen niet betaalt, mag je incasso kosten rekenen op basis van het totaal openstaande bedrag.